Chaque dossier complet, avec ses actes, ses photos et son historique
Un acte de concession à retrouver ? Une ancienne photo à consulter ? Un document demandé par une famille ?
Avec ServiCime, les pièces utiles à la gestion de votre cimetière sont conservées dans les dossiers auxquels elles se rapportent.
Actes, courriers, photos et autres documents restent associés aux bonnes fiches, pour que vous puissiez les retrouver facilement, même plusieurs années après leur enregistrement.
Moins de temps à chercher dans les classeurs, plus de simplicité pour suivre vos dossiers au quotidien.
Le notaire qui demande une copie d’acte
Un notaire vous contacte pour obtenir une copie d’un acte de concession. Plutôt que de rechercher le bon classeur ou de parcourir plusieurs dossiers, vous ouvrez la concession concernée dans ServiCime. L’acte enregistré est directement accessible depuis sa fiche. Vous pouvez le consulter, le télécharger ou l’imprimer selon vos besoins. Une recherche qui prend moins de temps, pour vous comme pour votre interlocuteur.
Un document enregistré là où vous en avez besoin
Un acte concerne une concession. Une photo se rapporte à un emplacement. Un courrier est lié à une personne. Dans ServiCime, chaque document peut être associé à la fiche correspondante, pour conserver les informations dans leur contexte. Vous retrouvez ainsi les pièces utiles en consultant directement le dossier concerné, sans avoir à vous souvenir de leur emplacement dans un classement séparé. Un rangement logique, qui reste compréhensible même lorsqu’un autre agent reprend le dossier.
Les dossiers de votre cimetière peuvent contenir des actes, des coordonnées personnelles ou des documents qui ne doivent pas être accessibles à tous.
Avec ServiCime, seuls les utilisateurs autorisés de votre commune peuvent consulter les documents, selon les droits associés à leur compte.
Les fichiers ne sont pas publiés sur Internet et ne sont pas accessibles aux habitants.
Vos documents sont hébergés en France et bénéficient des mesures de protection et de sauvegarde prévues pour ServiCime.
Au fil du temps, de nouveaux actes, des courriers, des photos ou d’autres pièces viennent compléter les informations disponibles.
Avec ServiCime, vous pouvez conserver ces documents dans les dossiers auxquels ils se rapportent.
Les agents retrouvent ainsi les pièces enregistrées au fil des années, sans devoir reconstituer l’histoire du dossier à partir de plusieurs classeurs.
Quels documents peut-on conserver dans ServiCime ?
Vous pouvez enregistrer les pièces utiles au suivi de votre cimetière : actes de concession, courriers, justificatifs, photos ou autres documents associés aux dossiers.
Les formats courants, comme les PDF, les images et les documents Word, peuvent être ajoutés.
L’intérêt est de conserver chaque pièce avec les informations auxquelles elle se rapporte, plutôt que dans un dossier informatique séparé.
Vous retrouvez ainsi plus facilement les documents lorsque vous consultez une concession, un emplacement, une personne ou un défunt.
Peut-on ajouter un document sans disposer d’un scanner professionnel ?
Oui. Vous pouvez utiliser un document PDF provenant du copieur de la mairie ou une photo suffisamment nette prise avec un smartphone.
L’essentiel est que le document soit lisible.
Une fois le fichier disponible, vous pouvez l’ajouter à la fiche concernée dans ServiCime.
Vous n’avez pas besoin d’un équipement spécialisé pour commencer à conserver vos documents dans le logiciel.
Une même famille possède plusieurs concessions. Comment retrouver les bons documents ?
Dans ServiCime, les documents sont associés aux fiches auxquelles ils se rapportent.
Par exemple, un acte de concession est conservé avec la concession concernée, tandis qu’une photo peut être associée à un emplacement.
Vous retrouvez donc les pièces en consultant le bon dossier, même lorsqu’une famille possède plusieurs concessions dans le cimetière.
Cela évite de mélanger les documents et facilite leur consultation par les différents agents.
Qui peut consulter les actes et les documents enregistrés ?
Seules les personnes autorisées de votre commune peuvent accéder aux documents, après connexion à leur compte ServiCime.
Les possibilités dépendent du profil de chaque utilisateur : certains peuvent ajouter ou retirer des documents, tandis que d’autres disposent uniquement d’un accès en consultation.
Les documents ne sont pas accessibles publiquement sur Internet.
Votre commune conserve ainsi la maîtrise des personnes qui peuvent consulter ses dossiers.
Que se passe-t-il si un document est retiré par erreur ?
Dans ServiCime, le retrait d’un document demande d’indiquer un motif.
L’opération est enregistrée dans l’historique, avec sa date et l’identité de la personne qui l’a effectuée.
Vous conservez donc une trace du retrait, ce qui permet de comprendre ce qui a été fait sur le dossier.
En revanche, cette traçabilité ne signifie pas qu’un document retiré peut être restauré directement par un agent.