Votre cimetière est sur Excel? Voici comment passer à plus simple
Excel vous a rendu service pendant des années. Vous y avez enregistré les concessions, les défunts et toutes ces informations indispensables à la gestion de votre cimetière.
Aujourd’hui, vous aimeriez retrouver ces informations plus facilement, les partager avec vos collègues et disposer d’un véritable outil de suivi.
Avec ServiCime, vous conservez le travail déjà réalisé. Nous nous chargeons de reprendre vos données pour vous aider à passer à une gestion plus simple et mieux organisée.
Deux fichiers sur deux ordinateurs, un troisième dans un courriel, et personne ne sait lequel est à jour….
Quelqu’un a ajouté une colonne, quelqu’un d’autre a trié le tableau sans le reste….
Ces situations sont courantes, et elles ne tiennent pas à la négligence de qui que ce soit : un tableau n’est tout simplement pas fait pour cela.
Et c’est justement de cette organisation que nous partons. Vous n’avez pas besoin de tout recommencer pour passer à ServiCime.
Ce qu’un tableau ne sait pas faire
Un tableau liste des lignes, il ne relie pas les informations.
Il ne sait pas qu’une personne est titulaire de deux concessions, ni qu’un emplacement est lié à une concession qui arrive à échéance.
Il n’offre pas de plan, ne garde pas la trace de qui a modifié quoi, et ne vous prévient pas quand quelque chose demande votre attention.
Ce que vous gardez
Vos données, d’abord. Elles sont le fruit de longues années de travail.
Nous étudions leur contenu et les corrections nécessaires avant de définir les modalités d’import.
Un fichier CSV peut servir de base, selon sa structure et sa qualité.
Nous préparons l’import et vous le soumettons pour validation, comme expliqué sur la page démarrer avec ServiCime .
Ce que vous gagnez
Une recherche de sépulture dans les informations enregistrées, plutôt qu’un filtre sur plusieurs colonnes.
Des informations reliées, qui évitent de tout retaper.
Et la tranquillité de savoir qu’un seul fichier fait référence, tenu à jour par tous.
Pour un aperçu d’ensemble, découvrez le logiciel de gestion de cimetière ServiCime .
Ensuite tout se passe sur Sericime.
Vous souhaitez réaliser des exports de Servicime pour avoir des tableau sur Excel? Vous pouvez à tout moment exporter vos listes au format CSV, lisible dans Excel.
L’emplacement désigne le lieu physique dans le cimetière. La concession correspond au droit accordé dans les conditions prévues par la commune. Les deux sont liés, mais ne répondent pas à la même question : où se trouve la sépulture, et quelle est sa situation administrative ?
Notre tableau a été tenu par plusieurs secrétaires successives : les colonnes ne sont pas les mêmes d’une année à l’autre.
C’est très courant, et ce n’est pas un problème. Nous examinons vos fichiers tels qu’ils sont, même si leur présentation a changé au fil des années. Nous repérons les informations à reprendre et vous présentons le résultat avant l’import. Si certaines données sont contradictoires, nous les vérifions ensemble.
Peut-on garder nos fichiers Excel pendant la transition ?
Bien sûr. Vous continuez à utiliser vos fichiers pendant la préparation de ServiCime. Une fois les données reprises et vérifiées, vous pouvez passer au nouveau logiciel à votre rythme. Vos fichiers d’origine restent à votre disposition.
Nos cellules colorées et nos commentaires seront-ils conservés ?
Si vous utilisez des couleurs ou des commentaires pour signaler une information importante, nous en tenons compte lors de l’étude de vos fichiers. Nous voyons ensemble comment reprendre ces indications dans ServiCime. En revanche, la présentation visuelle d’Excel n’est pas reproduite à l’identique.
Excel suffit-il pour un très petit cimetière ?
Excel peut tout à fait convenir pour commencer, surtout lorsqu’une seule personne s’occupe du cimetière. Mais dès qu’il faut retrouver rapidement une concession, suivre les échéances ou partager les informations entre plusieurs agents, un logiciel dédié devient beaucoup plus pratique. Et cela vaut aussi pour les petites communes.
Peut-on exporter nos données vers Excel plus tard ?
Oui, bien sûr. ServiCime permet d’exporter vos listes au format CSV, directement utilisable dans Excel. Vous restez libre de récupérer vos informations lorsque vous en avez besoin.
Vous avez un ou plusieurs fichiers Excel et vous vous demandez comment les reprendre dans ServiCime ?
Parlons-en. Nous regarderons ensemble comment vos données sont organisées et ce que nous pouvons mettre en place pour votre commune.
Pas besoin de préparer vos fichiers avant de nous contacter.