Suivre vos concessions et leurs échéances sans rien oublier
Retrouver une concession, vérifier sa durée ou consulter une échéance ne devrait pas demander de longues recherches.
Avec ServiCime, les informations de vos concessions sont réunies dans un même espace : titulaires, durées, emplacements, dates importantes et historique.
Vous savez où en sont vos concessions et lesquelles nécessitent votre attention, sans avoir à parcourir plusieurs registres ou tableaux.
Un emplacement qui semblait libre
Une famille vous demande si un emplacement est disponible. Sur place, rien ne semble indiquer qu’il est occupé. Mais en consultant ServiCime, vous retrouvez une concession toujours en cours, associée à cet emplacement. Vous disposez des informations nécessaires pour vérifier sa situation avant de répondre à la famille. Une recherche rapide qui permet d’éviter une confusion parfois lourde de conséquences.
Les échéances, regroupées au même endroit
Plus besoin de parcourir les dossiers un par un pour retrouver les concessions qui arrivent à échéance. ServiCime rassemble les dates importantes dans une vue dédiée. Vous pouvez identifier les concessions échues, celles dont l’échéance approche et les situations qui demandent une vérification. Vous disposez d’une vision d’ensemble pour organiser votre suivi, à votre rythme.
Vous recherchez la date d’attribution d’une concession ? Sa durée ? Le nom de son titulaire ou les personnes qui y sont inhumées ?
Chaque concession possède sa propre fiche dans ServiCime.
Vous y retrouvez les informations enregistrées, les emplacements associés, les documents disponibles et les éléments de son historique.
Tout est réuni pour comprendre rapidement la situation d’une concession, même lorsque vous n’avez pas suivi son dossier depuis le début.
Certaines concessions remontent à plusieurs décennies. Les actes ont parfois disparu, les dates sont incertaines ou les informations sont dispersées dans différents registres.
ServiCime permet de conserver les informations disponibles, même lorsqu’un dossier n’est pas complet.
Vous pouvez ainsi retrouver et suivre vos anciennes concessions, tout en identifiant les éléments qui restent à vérifier.
Vous souhaitez savoir comment vos dossiers actuels pourraient être intégrés ? Échangeons sur votre situation.
Si vous avez des concessions anciennes, des dossiers incomplets ou simplement peur d’oublier une échéance, parlons-en. Nous regarderons ensemble comment ces situations apparaîtraient dans ServiCime, depuis la page contact.
Nous n’avons jamais vraiment suivi les échéances. Est-il trop tard pour commencer ?
Pas du tout. Il n’est pas nécessaire d’avoir tenu un suivi parfait pendant des années pour commencer à mieux organiser vos concessions.
Une fois les informations intégrées dans ServiCime, vous retrouvez les échéances connues dans une vue dédiée.
Vous pouvez alors identifier les concessions arrivées à échéance, celles qui approchent de leur terme et les dossiers qui nécessitent une vérification.
L’essentiel est de disposer d’une situation plus claire pour avancer progressivement, sans devoir tout reprendre d’un seul coup.
Si la personne qui gère habituellement le cimetière est absente, comment retrouver les échéances ?
Les informations ne restent pas dans les notes ou les fichiers d’une seule personne.
Avec ServiCime, les agents autorisés de votre commune peuvent consulter les concessions et leurs échéances depuis leur propre compte.
Un collègue peut ainsi reprendre le suivi d’un dossier sans devoir rechercher où les informations ont été rangées.
C’est aussi un moyen de faciliter la continuité du service lors d’un changement de personnel.
Certaines concessions anciennes n’ont ni durée connue ni acte retrouvé. Peut-on quand même les enregistrer ?
Oui. Dans les cimetières anciens, il n’est pas rare de retrouver des concessions dont les informations sont incomplètes.
ServiCime permet de conserver les renseignements disponibles et de signaler les éléments qui restent à vérifier.
Une durée inconnue n’est pas remplacée par une date inventée.
Vous pouvez ainsi continuer à organiser vos dossiers, puis compléter les informations lorsqu’un document ou une vérification apporte de nouveaux éléments.
Nous retrouvons un ancien renouvellement qui n’avait jamais été enregistré. Peut-on l’ajouter ?
Oui. Il arrive qu’un renouvellement ancien soit retrouvé dans un registre ou dans un acte conservé séparément.
Vous pouvez compléter les informations de la concession pour conserver la trace de cet événement.
Dans ServiCime, les renouvellements enregistrés dans le suivi permettent de gérer les périodes successives. Pour les renouvellements antérieurs à l’import des données, les informations retrouvées peuvent être conservées dans les observations.
L’objectif est de préserver l’historique connu de la concession, même lorsqu’il est reconstitué progressivement.
Une concession arrive à échéance, mais nous ne parvenons plus à joindre la famille. Que fait ServiCime ?
ServiCime continue de présenter la concession, ses dates et les informations enregistrées dans son dossier.
Le logiciel ne décide pas automatiquement de son devenir et ne considère pas qu’un emplacement est libre simplement parce qu’une famille est injoignable.
La commune conserve la responsabilité des démarches et des décisions à prendre, conformément aux règles applicables.
ServiCime reste un outil de suivi : il vous aide à retrouver les informations utiles et à conserver la trace des éléments enregistrés dans le dossier.